Abstract
Abstract: Manual management of medical record files in healthcare facilities frequently encounters obstacles such as high missfile rates, prolonged retrieval times, and excessive overdue returns exceeding the 24-hour standard limit. Conventional paper-based tracers have proven ineffective due to physical wear, misplacement, and the absence of real-time tracking mechanisms. This study aims to design and develop a web-based Smart Tracer system integrating precise shelf and sub-box location tracking, digitized borrowing and returning transactions via barcode/QR code scanning, and automated overdue notification delivery using a WhatsApp API Gateway. The system was developed using a Research and Development (R&D) methodology following the Waterfall model, comprising requirements analysis, UML and ERD system design, implementation using PHP Laravel framework and MySQL database, and rigorous testing. Functional testing using Black Box Testing revealed that all 12 test scenarios were 100% valid. User Acceptance Testing (UAT) using a 5-point Likert scale across 25 respondents achieved an overall acceptance rate of 93.4% (Very Good category). Implementation of the Smart Tracer successfully reduced average file retrieval time from 18.0 minutes to 3.0 minutes (83.3% efficiency gain) and significantly suppressed overdue file returns from an average of 55 cases per month to 4 cases per month (91.8% reduction). This system offers an applicable digital solution that ensures rapid, accurate, and accountable medical record availability. Keywords: medical record, smart tracer, information system, file tracking, overdue notification Abstrak: Pengelolaan berkas rekam medis manual di fasilitas pelayanan kesehatan sering menghadapi kendala tingginya angka berkas salah letak (missfile), waktu pencarian yang lama, serta tingginya keterlambatan pengembalian berkas yang melebihi standar waktu 1x24 jam. Penggunaan tracer fisik berbahan kertas konvensional terbukti tidak efektif karena mudah rusak, hilang, dan tidak menyediakan mekanisme pelacakan posisi berkas secara real-time. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan sistem Smart Tracer berbasis web yang mengintegrasikan pelacakan lokasi rak dan sub-box presisi, digitalisasi pencatatan peminjaman dan pengembalian menggunakan pemindaian kode batang (barcode/QR), serta automasi pengiriman notifikasi keterlambatan melalui WhatsApp API Gateway. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Research and Development (R&D) dengan model Waterfall yang mencakup tahap analisis kebutuhan, perancangan sistem dengan diagram UML dan ERD, implementasi menggunakan framework PHP Laravel dan database MySQL, serta pengujian sistem. Pengujian fungsionalitas menggunakan Black Box Testing menunjukkan seluruh 12 skenario berjalan 100% valid. Evaluasi penerimaan pengguna melalui User Acceptance Testing (UAT) dengan instrumen skala Likert terhadap 25 responden menghasilkan tingkat penerimaan keseluruhan sebesar 93.4% (kategori Sangat Baik). Implementasi Smart Tracer terbukti memangkas rata-rata waktu pencarian berkas dari 18.0 menit menjadi 3.0 menit (efisiensi 83.3%) serta menurunkan kasus keterlambatan pengembalian berkas secara signifikan dari rata-rata 55 kasus per bulan menjadi 4 kasus per bulan (penurunan 91.8%). Sistem ini memberikan solusi digital aplikatif yang menjamin ketersediaan berkas rekam medis secara cepat, akurat, dan akuntabel. Kata Kunci: rekam medis, smart tracer, sistem informasi, tracking berkas, notifikasi keterlambatan
